GEZOCHT: een goede boekhouder

Een boekhouder is een belangrijke partner in je onderneming. Hij is jouw aanspreekpunt bij alle financiële vragen en je verwacht persoonlijk advies. Hoe klein of groot je onderneming ook is, het spreekwoordelijk gezegde geldt hier ook, op ieder potje past een deksel. Ga bij de keuze van een boekhouder niet over een nacht ijs, want - net zoals bij een huwelijk - doet scheiden lijden. Hierbij enkele tips voor jouw zoektocht.

Is het nu boekhouder, accountant of fiscalist?
We spreken over ‘boekhouder’, maar eigenlijk moeten we over ‘accountant’ spreken. En de ‘accountants’ van weleer zijn dan weer ‘gecertificeerde accountants’ geworden. Volg je nog?
De toegang tot deze financiële beroepen is bij wet geregeld. Sinds 1 juni 2019 ging het nieuwe beroepsinstituut ITAA (Institute for Taks Advisors & Accountants) van start en dat ging samen met nieuwe benamingen voor de erkende beroepen. Zo werd een accountant een gecertificeerd accountant, een erkend boekhouder werd een accountant en een erkend boekhouder-fiscalist werd een fiscaal accountant.
Hier vind je een overzicht van alle nieuwe benamingen.

Wat is het verschil?
Accountants (de vroegere boekhouders dus) hebben een uitvoerende rol. Zij organiseren de boekhouding, verstrekken adviezen, maken de winstberekeningen en jaarrekeningen op en vullen de fiscale aangiften in. Gecertificeerde accountants (de vroegere accountants) hebben dezelfde rol, maar mogen bijkomstig bijzondere opdrachten uitvoeren zoals gerechtelijke expertise met betrekking tot de boekhouding. De gecertificeerde belastingadviseur en fiscaal accountant hebben dan weer een verhoogde expertise op fiscale aangelegenheden.
Hoewel veel accountants ook gecertificeerde accountants zijn, is het belangrijk om goed na te denken of je een accountant of gecertificeerd accountant nodig hebt. Het kan natuurlijk ook zijn dat je beroep moet doen op beide accountants.
We scheren de verschillende accountants vanaf nu over 1 kam en spreken in deze blogpost over ‘accountants’.

Waar vind ik een accountant?
Nu je beslist hebt om een accountant onder de arm te nemen, kan de zoektocht starten. Google, tips van collega-ondernemers, een kantoor waar je passeert… zijn allemaal manieren om een kantoor te vinden. Er bestaan ook websites die een match van accountants voorstellen zoals www.ikzoekeenboekhouder.be of www.boekhouderstotaal.be.
De beste bron, die tegelijk ook een kwaliteitscheck is, is het beroepsinstituut ITAA. Alle accountants op deze website zijn een erkend accountant. Zij hebben een stage doorlopen en een bekwaamheidstest van het instituut afgelegd. Erkende accountants ondertekenden de deontologie van het beroep, namelijk bekwaamheid, discretie, eerlijkheid en onafhankelijkheid. De volledige ledenlijst van het ITAA kan je terugvinden op hun website.

Types kantoren
Accountancykantoren bestaan in alle maten en vormen. De grootte van het kantoor zegt niets over de kwaliteit, service of prijs. Alle kantoren hebben hun voor- en nadelen.
Het voordeel van een groter kantoor is dat elke accountant zich kan specialiseren. In een klein kantoor moet de accountant allround zijn, tenzij hij alleen klanten aanneemt uit specifieke sectoren. Meer medewerkers in een kantoor, betekent ook een back-up als jouw vaste accountant ziek is. Heb je bijzondere eisen over een boekhoudsoftwarepakket, dan ben je misschien beter geholpen in een groter kantoor. Doordat zij meer klanten hebben, hebben ze vaak ervaring met verschillende boekhoudpakketten. Heb je groeiambities, nood aan een internationaal netwerk, dan zijn grotere kantoren waarschijnlijk een betere partij.
In een klein kantoor heb je dan weer veel directer contact met je accountant. Heb je een dringende vraag? Dan kan je je accountant sneller bereiken. Minder medewerkers betekent ook minder overheadkosten voor het kantoor, waardoor de erelonen lager liggen dan bij grotere kantoren. 

Verschil in prijzen
Door de bocht genomen factureren accountants op drie manieren:

• Uurtje-factuurtje: facturatie op basis van de gepresteerde uren.
• Forfaitair bedrag: je spreekt vooraf een bedrag af en bepaalt op welke diensten je allemaal beroep kan doen voor dat bedrag.
• Maandfacturatie: je spreekt per maand/kwartaal een vast bedrag af. Op het einde van het jaar volgt dan een correcte afrekening op basis van de werkelijke prestaties.

De kostprijs van je accountant zal afhankelijk zijn van het aantal uren dat hij/zij aan jouw boekhouding zal werken. Dit hangt van enkele factoren af: eenmanszaak of vennootschap, het aantal facturen op jaarbasis, btw-plichtig of vrijgesteld van BTW, de complexiteit van je dossier, de prijszetting van het kantoor...
In overleg met de accountant kan je bekijken hoe je de kosten kan drukken. Bijvoorbeeld door de documenten zo goed mogelijk te ordenen en je verkopen netjes op te lijsten. Heel wat boekhoudkantoren werken met softwarepakketten in de cloud, waarmee je zelf je facturen kan opladen of zelfs inboeken. De accountant volgt dan vanop afstand mee. Hoewel er ook wat kosten verbonden zijn aan het gebruik van de software, is deze manier van werken vaak tijds- en dus ook kostenbesparend.

Conclusie

• Denk goed na over wat je verwacht van jouw accountant voor je contact opneemt. Hoe goed houd je zelf je administratie bij? Werk je nog veel met papier of liever digitaal? Zie je jouw accountant ook als een echte raadgever waar je op regelmatige tijdstippen mee van gedachten wil wisselen? Moet je accountant snel bereikbaar zijn? Ben je vertrouwd met ‘boekhoudtaal’? Met het antwoord op deze vragen kan je gerichter je zoektocht starten. 
• Zoek naar een accountant die bij jouw bedrijf past. Een accountant die vertrouwd is met jouw sector of activiteit, kan jou vanuit zijn/haar parate kennis het juiste advies geven en kan bovendien waarschuwen voor eventuele valkuilen. Op die manier kan hij/zij je zowel tijd als geld besparen.
• En last but not least, zorg dat je een professionele klik hebt met je accountant. Een band van wederzijds respect en vertrouwen is noodzakelijk voor een goede samenwerking.

Bronnen: www.ikzoekeenboekhouder.be, www.boekhouderstotaal.be, www.bloovi.be, Gregory Cousin – Another Vision.