Vijf digitale tools om alle ballen in de lucht te houden

Je bent ambitieus, je wil verschillende taken of projecten combineren en hebt een overvolle agenda. Hoe efficiënter je planning, hoe beter! Digitale tools kunnen hierbij een enorme hulp zijn. In dit artikel bespreken we enkele handige tools om je productiviteit te verhogen.

1. Todoist: Centrale plaats voor alle lijstjes

(Windows, Mac, web, Android, iOS, Gmail, Outlook)

Gebruik je hoofd om over dingen te denken, niet om aan dingen te denken - David Allen

Ons brein is fantastisch om creatief na te denken, oplossingen te zoeken voor grote en kleine problemen, nieuwe concepten te bedenken … Waar het minder goed in is, is op het juiste moment aan het juiste te denken. Computers zijn net omgekeerd! Creatief denken is eerder beperkt, maar alles onthouden kunnen ze perfect.

Onze favoriete tool voor lijstjes is Todoist. Het blinkt uit in gebruiksgemak en snelheid. Het kan op bijna ieder denkbaar platform gebruikt worden en synchroniseert heel snel. Door in 1 regel het volgende te typen: ‘Todoist uittesten #werk vandaag 18:00’ heb je de taak ‘Todoist uittesten’ in het project ‘werk’ aangemaakt en zal je vandaag om 18:00 een reminder krijgen. Deze ‘Natural Language Processing’ maakt Todoist heel snel en gemakkelijk in gebruik.

Heb je een idee of maak je een belofte aan een klant of leverancier, plaats de taak dan in de ‘Inbox’ van Todoist. Weg met de verschillende tools, papiertjes, sticky notes en notitieboekjes, want hoe meer alles verspreid is, hoe moeilijker het is om overzicht te bewaren. Er zit ongelooflijk veel kracht in het centraal bijhouden van je taken.

Ook e-mails waarin actie van jou wordt verwacht, kan je in Todoist bijhouden. Zo kuis je dagelijks heel snel je mailbox uit en bewaar je het overzicht.

Test via deze link Todoist Pro twee maanden gratis uit.

2. Braintoss: Hulpmiddel om beter acties te verzamelen

(Android, iOS)

Een handige tool om te helpen met het centraliseren van je binnenkomende acties is Braintoss. Je kan er spraakberichten (bijvoorbeeld als je in de auto zit), foto’s (bijvoorbeeld van een whiteboard) en losse notities mee versturen naar jouw centrale lijst.

3. Trello: Gemakkelijk samenwerken met kleine teams

Met Trello kan je Kanban borden maken en delen. Een Kanban bord bestaat uit verschillende kolommen waar je ‘kaarten’ in hangt. Deze kaarten zijn dan taken of ideeën waar jij met anderen samen op kan werken. Het is heel visueel en overzichtelijk.

Je kan taken toewijzen aan verschillende personen en de status opvolgen. Je kiest zelf de kolommen, maar populaire zijn:

• Backlog: Taken die nog in de idee fase zitten, deze zijn niet echt uitgewerkt en meestal nog niet toegewezen aan iemand.
• Todo: Taken waaraan iemand is toegewezen.
• In Progress: Iemand is actief met deze taken bezig.
• Done: De taak is klaar! Misschien moet deze taak nog bekeken worden voor je ze definitief kan archiveren.

4. Calendly: Sneller afspraken maken

(web)

Maak je veel (online) afspraken en wordt er daarvoor vaak heen-en-weer gemaild? Met Calendly kan je beschikbare tijdslots open zetten. Jouw contactpersoon kan dan zijn/haar agenda ernaast leggen en onmiddellijk een tijdstip kiezen die voor jullie beiden past!